Por que o mesmo dia importa
Acesso que fica aberto depois da saída é a origem mais comum de vazamento em empresa pequena. Não costuma ser má-fé: é a lista de clientes que a pessoa ainda consegue baixar, o e-mail que continua chegando no celular dela.
E quando é má-fé, o dano acontece nas primeiras horas, não nas primeiras semanas.
O que fechar primeiro
E-mail, porque é a chave de redefinição de senha de quase todo o resto. Depois acesso remoto e VPN. Depois os sistemas de gestão e financeiro.
Fechar o e-mail não é apagar a caixa: normalmente se converte em caixa compartilhada ou se redireciona para o gestor, para não perder histórico nem mensagem de cliente.
As contas que quase sempre ficam
Acesso ao sistema do contador. Painel do provedor de hospedagem e do domínio. Redes sociais da empresa. Conta em serviço de nuvem contratada por ela. Aplicativo de mensagens do grupo comercial. Acesso ao roteador ou à câmera.
Essas raramente estão numa lista, porque foram criadas fora do processo. Inventário de acessos atualizado resolve isso, e é justamente o que falta.
Equipamento e dado no celular pessoal
Recolher notebook, celular e crachá é o óbvio. O menos óbvio é o dado que ficou no aparelho pessoal: e-mail configurado, arquivos baixados, aplicativo de nuvem logado.
Isso precisa estar combinado por escrito antes, na política de uso, senão vira discussão no pior momento.
Registre o que foi feito
Uma lista assinada com data e hora de cada acesso encerrado protege a empresa e a pessoa que saiu. Se algo acontecer depois, existe registro do que estava fechado.
É também o que permite melhorar o processo: o item que sempre é lembrado por último merece automação.
Perguntas frequentes
E quando a saída é combinada com antecedência?
O acesso costuma ser reduzido antes: mantém-se o necessário para a transição e retira-se o resto. Reduzir aos poucos é melhor do que cortar tudo no último dia.
Preciso apagar a caixa de e-mail?
Normalmente não, e apagar pode até atrapalhar obrigações de guarda. O que precisa acabar é o acesso da pessoa a ela.
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