Comece pela pergunta certa
A tabela de comparação do fabricante lista dezenas de recursos e leva quase todo mundo a escolher pelo meio, por segurança. É assim que a empresa paga por recurso que ninguém abre.
A pergunta que resolve é outra: as pessoas precisam dos programas instalados na máquina, ou o uso pelo navegador basta? Essa única resposta já separa os planos em dois grupos de preço bem diferentes.
Quem só precisa de e-mail e navegador
Recepção, operacional, equipe de campo e boa parte de quem só responde e-mail e preenche planilha simples vive bem com o plano de entrada, que dá e-mail com domínio próprio, armazenamento em nuvem e as versões dos programas pelo navegador.
Esse é o caso em que a empresa mais economiza, e é onde quase sempre o plano está superdimensionado.
Quem precisa do programa instalado
Financeiro, contabilidade e quem monta relatório pesado precisa do Excel instalado na máquina. Planilha grande, macro e recurso avançado não rodam igual pelo navegador.
Para essas pessoas o plano precisa incluir os aplicativos para computador. Não para a empresa inteira: para essas pessoas.
Misturar planos é permitido e quase sempre certo
Muita gente acredita que a empresa precisa de um plano só. Não precisa. Cada usuário tem a sua licença, e nada impede que dez pessoas estejam num plano e cinco em outro.
É a forma mais direta de reduzir a fatura sem tirar ferramenta de quem usa.
O que costuma passar batido na conta
Licença de funcionário que saiu e continua sendo cobrada é o vazamento mais comum. Retirar a licença faz parte do desligamento, junto com os acessos.
Vale também conferir se a empresa tem direito a preço de organização sem fins lucrativos ou a condição por volume, e se o pagamento anual compensa em relação ao mensal.
Perguntas frequentes
Microsoft 365 e Office 365 são a mesma coisa?
Office 365 é o nome antigo da maior parte dos planos, que passaram a se chamar Microsoft 365. Alguns planos empresariais mantiveram o nome antigo, o que confunde na hora de comparar.
Preciso de licença para conta de e-mail que ninguém usa?
Caixas compartilhadas, como contato ou financeiro, normalmente não consomem licença. Vale revisar: é comum encontrar licença paga onde bastaria uma caixa compartilhada.
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