Por que a maioria dos inventários morre
Alguém faz uma planilha detalhada, com trinta colunas, e ela fica perfeita por um mês. Depois a empresa contrata, alguém troca de máquina, um equipamento vai para conserto, e a planilha vira ficção.
Inventário não morre por falta de capricho inicial. Morre por falta de gatilho de atualização.
O que registrar de cada item
Identificação, tipo, quem está com ele, onde fica, data de compra, prazo de garantia e situação atual.
Só isso. Coluna a mais que ninguém preenche é coluna que desmotiva a atualização.
Não esqueça o que não é máquina
Licenças de software com data de renovação, contas de serviço em nuvem, linhas de telefone e acessos administrativos.
É nessa parte que a empresa costuma descobrir que paga por licença de gente que saiu e por linha que ninguém usa.
Os três gatilhos que mantêm vivo
Entrada de funcionário, saída de funcionário e compra de equipamento. Se o inventário for atualizado nesses três momentos, ele não envelhece.
Amarrar a atualização ao processo de RH funciona melhor do que confiar na disciplina de quem cuida da TI.
O que ele devolve
Compra melhor, porque você sabe a idade do parque e planeja troca em vez de comprar no susto. Garantia usada, porque você descobre que o equipamento ainda está coberto.
E segurança, porque só dá para proteger o que se sabe que existe. Máquina esquecida num canto, ligada e sem atualização, é porta aberta.
Perguntas frequentes
Planilha basta ou preciso de sistema?
Planilha basta para começar em empresa pequena. Sistema passa a valer quando o número de itens torna a atualização manual pouco confiável.
Com que frequência conferir na prática?
Uma conferência física por ano costuma bastar, se os três gatilhos de atualização estiverem funcionando no dia a dia.
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